Charlie Carrier|

En décembre 2023, les entreprises de moins de 10 employés représentaient 71,7% des entreprises avec employés au Québec et 74,5% des entreprises avec employés au Canada, selon les données fournies par l’Institut de la statistique du Québec.

L’un des défis des très petites entreprises (TPE) puise sa source dans les ressources humaines et parfois financières qui sont plus limitées que dans les grandes entreprises. Cela a nécessairement un impact sur la capacité de ces entreprises à allouer des ressources dans chacune des étapes du cycle de vie d’un projet. 

Au cours de mes expériences professionnelles avec différentes TPE et PME, j’ai remarqué quelques stratégies qui sont souvent utilisées pour pallier le manque de ressources dédiées à la gestion de projet dans ces entreprises. 

Voici trois pistes de solutions que les gestionnaires de TPE pourraient gagner à explorer :

Piste de solution #1 : Faire appel à des ressources externes

Les contacts externes peuvent contribuer à la gestion de projet dans les TPE de plusieurs manières. Par exemple, la création d’un comité aviseur composé d’aviseurs externes peut être grandement utile notamment dans l’identification des risques liés à un projet, dans la validation du budget et dans l’analyse de marché lors du développement d’un produit, par exemple. 

Par ailleurs, les ressources externes peuvent aussi contribuer à la formation en la gestion de projet. La participation à des 5 à 7 ou des cercles d’échange portant sur différents thèmes liés à la gestion des projets peut s’avérer très bénéfique autant pour l’organisation que pour les individus, et demande souvent un investissement financier moins important qu’une formation complète.

Le réseau de contact des ressources internes, les partenaires de l’entreprises, ainsi que les organismes publics et parapublics (organismes de développement économique, ORPEX, chambres de commerce, etc.) peuvent tous être utiles, à différentes étapes du cycle de vie d’un projet, pour une TPE. La connaissance de ces ressources ainsi que la compréhension de leur expertise et des services qu’elles offrent serait un avantage potentiellement important pour ces entreprises.

Piste de solution #2 : Utiliser le numérique et l’IA en gestion de projet

L’utilisation des outils numériques et de l’intelligence artificielle (IA) est également une piste de solution à explorer par les TPE qui, souvent, semblent croire que ces outils sont seulement réservés aux grandes entreprises. Pourtant, ils peuvent bien profiter aux petites entreprises afin de compenser pour les limites en ressources. Le choix d’un outil numérique qui répond aux besoins de l’entreprise est un défi en soi. Heureusement, il existe plusieurs ressources spécialisées dans l’identification de l’outil optimal.

L’IA peut être utilisée à plusieurs fins en gestion de projet, notamment pour procéder à l’analyse de marché dans le cas de développement d’un produit, pour trouver des lieux d’accueil pour un événement, pour identifier les risques liés à un projet ou encore simplement pour structurer un processus de gestion de projet adapté à un type de projet précis. Également, l’IA peut être exploitée à plusieurs niveaux dans l’organisation, notamment en matière d’expérience client (Ex. : ChatBot) ce qui peut permettre de libérer du temps à certaines ressources humaines qui peut ensuite être réattribuer à la gestion de projet.

Les outils numériques peuvent donc aider les TPE à être plus efficaces dans la gestion de leur projet et/ou de leur portefeuille stratégique, à diminuer leur exposition aux risques et à compléter des tâches du projet plus rapidement.

Piste de solution #3 : Optimiser l’efficacité du processus interne de gestion de projet

Évaluer la pertinence et l’efficacité de chaque étape du processus interne de gestion de projet pourrait aider à faire face aux limites de ressources chez les TPE. En effet, il est fréquent que des entreprises n’aient pas de structure claire de gestion de projet adaptée à leurs besoins ou que cette structure soit obsolète. Les projets gérés au sein d’une TPE s’avèrent souvent de moindre ampleur que dans une grande entreprise. Bien que plusieurs tâches demeurent primordiales (par exemple, l’identification des risques, la création d’un calendrier de projet, la validation du budget, etc.) certaines étapes méritent parfois d’être simplifiées dans le but de répondre aux réels besoins de l’entreprise. 

Par extension, la communication est un élément à analyser lorsque l’on veut réviser son processus interne de gestion de projet. Tenir compte des besoins en communication, des informations à partager par type de projet et des canaux de communication à prioriser dans les étapes d’un processus peuvent grandement optimiser l’efficacité et diminuer les besoins de ressources humaines et financières liées à la gestion du projet.

Malgré les ressources humaines et financières limitées dans les TPE, il demeure important de prendre du recul à certains moments clés pour analyser les processus de gestion de projet et en optimiser l’efficacité. La création d’une cartographie de processus peut être une bonne façon de faire cette analyse.

En résumé, ces trois pistes peuvent contribuer à optimiser l’efficacité dans la gestion des projets des TPE, à diminuer les ressources humaines et financières nécessaires pour l’atteinte des objectifs d’un projet et à diminuer l’exposition aux risques. 

Sources : 

Institut de la statistique du Québec : Nombre d’entreprises actives au Québec (quebec.ca)