Romane Petreto|

Dans un monde où la gestion de projets évolue souvent dans des contextes variés au sein d’une même organisation, partager les apprentissages et les meilleures pratiques reste un défi. Pourtant, le potentiel de l’intelligence collective est immense. Chez iA Groupe Financier, le Bureau global de projets a voulu répondre à ce besoin en créant une communauté de pratique destinée à l’ensemble de nos praticien(e)s en gestion de projets.

L’objectif ? Offrir une tribune propice au partage d’expériences et d’expertises, soutenir la livraison des bénéfices et cultiver une organisation apprenante.

D’une idée à la réalité : Construire pas à pas

Tout a commencé par un constat simple : nos 170 praticiens en gestion de projet étaient dispersés à travers l’organisation, souvent confrontés à différents contextes, mais aux mêmes défis, sans moyen de partager leurs apprentissages.  C’est ainsi qu’une solution efficace mise en place dans un projet pouvait rester confinée à son équipe, alors qu’elle aurait pu bénéficier à des dizaines d’autres projets. 

Il nous fallait un espace où ces professionnels pourraient se rencontrer, échanger et apprendre les uns des autres. C’est ainsi qu’est née l’idée d’une communauté de pratique en gestion de projet.

Mais avant de nous lancer, nous avons pris le temps d’analyser ce qui existait déjà dans l’organisation et ailleurs, de discuter avec nos collègues experts pour tirer parti des meilleures pratiques et de sonder les attentes des praticiens, afin de bâtir une communauté qui réponde à leurs besoins réels.

Nous avons donc défini un format simple et engageant, basé sur le partage de leçons apprises par un praticien volontaire. Chaque rencontre, d’une durée d’une heure toutes les 6 semaines, s’articulerait ainsi :

• 30 première minutes : le présentateur partage les apprentissages tirés d’un projet d’envergure.
• 30 minutes restantes : échanges interactifs entre les membres pour approfondir le sujet et partager d’autres perspectives.

Un élément clé de notre approche a été d’impliquer directement les membres dans l’animation et la coordination. Cette communauté devait être portée par et pour les praticiens eux-mêmes. Si le bureau de projet a initié la démarche, la réussite dépendait de l’implication de ses membres.

Les défis : Une opportunité d’apprentissage

Comme tout projet, la mise en place d’une communauté de pratique a apporté son lot de défis. Plutôt que de les voir comme des freins, nous les avons transformés en leviers d’amélioration continue.

L’un des premiers enjeux concernait les aspects techniques, notamment le choix d’une plateforme adaptée pour héberger la communauté et la gestion de la traduction, étant donné que notre communauté est bilingue. Nous savions aussi que l’engagement des membres représenterait un défi. 

Nous aurions pu peaufiner le concept pendant des mois, mais au lieu de ça nous avons décidé de lancer une phase pilote de quatre mois, ce qui nous permettrait d’expérimenter, d’observer et de nous adapter en fonction des retours des participants.

Les clés du succès : Expérimenter et accepter l’incertitude

Trois enseignements majeurs ressortent de cette expérience :

1. Ne pas attendre que tout soit parfait. Trop souvent, une initiative est retardée de peur qu’elle ne soit pas optimale dès le départ. Or, l’essence même d’une communauté de pratique est d’apprendre ensemble et d’évoluer en fonction des besoins. Alors lancez-vous avec cette première itération et vous continuerez de vous améliorer en chemin !
2. S’appuyer sur des ressources clés. Une initiative comme celle-ci ne peut pas reposer sur une seule personne. Elle a besoin d’ambassadeurs engagés pour en assurer l’organisation, le dynamisme et le rayonnement. Instaurer un comité de soutien composé de praticiens volontaire pourrait être la réponse. De plus, identifier un sponsor capable de porter cette initiative au niveau stratégique et d’en assurer la visibilité peut renforcer son impact et sa pérennité.
3. S’améliorer en continue grâce aux retours des participants. Dès les premières rencontres, il peut être utile de réévaluer le format et d’adapter l’approche en fonction des attentes des membres, Par exemple, initialement structurée autour d’une présentation suivie de questions, nous avons fait évoluer les rencontres pour intégrer davantage d’échanges en sous-groupes, afin de favoriser des discussions plus riches et interactives.

Aujourd’hui, nous poursuivons l’évolution de la communauté en intégrant les retours des participants. La première rencontre de 2025, animée par un comité de praticiens engagés, marque déjà un tournant avec une dynamique plus autonome et collaborative.

Nos prochaines étapes ? Mieux mesurer notre impact grâce à des indicateurs clés : au-delà du taux de participation et de satisfaction, nous voulons notamment évaluer l’engagement des membres. Enfin, nous souhaitons aussi renforcer la culture du partage en encourageant davantage les praticiens à transmettre leurs idées et expériences.

Et vous, avez-vous déjà pensé à créer une communauté de pratique dans votre organisation ?