Un plan de continuité d’activité (PCA)

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Un projet d’entreprise dont vous êtes le principal acteur

C’est une histoire qui n’arrive qu’aux autres… En lisant le journal, votre directeur apprend que l’entreprise d’un de ses amis est en grande difficulté, car elle a dû faire face à une crise majeure causée par une inondation. Il semble qu’elle a beaucoup de mal à se relever. Dans cet article, le dirigeant principal de la société précise que : « j’aurais dû m’organiser pour anticiper cette crise ».

Forcément, cette histoire l’a marqué et il décide d’agir pour se prémunir d’un sinistre et surtout, être organisé en cas de crise majeure afin de ne pas perdre son entreprise en plus de subir un sinistre. Après plusieurs recherches, le directeur conclut qu’il faut mettre en place un plan de continuité d’activité (PCA).  Ce plan permettra à l’entreprise d’être organiser pour faire face à un sinistre, de connaitre ses activités essentielles et les maintenir afin de respecter ses engagements envers ses clients en cas d’interruption de service.

Mieux vaut prévenir ….

Dans un monde où la résilience occupe une place importante et lorsque l’on parle de sinistres, plusieurs exemples d’événements non désirés et lourds d’impacts nous viennent à l’esprit. Qu’il s’agisse d’inondations, de pannes majeures, d’attaques logicielles, de rançonnage, de pertes d’environnements informatiques… Cela se traduit par des pertes opérationnelles parfois très importantes.

Le PCA est « une assurance » qui permet à une entreprise de se préparer et de connaitre à l’avance toutes les actions à réaliser en cas de sinistre permettant ainsi de réduire les impacts d’un sinistre.

Ex. Vous êtes très fiers du niveau d’automatisation et de qualité que vous avez atteint par l’usage de robots. Malheureusement, la rivière a débordé et vos équipements sont submergés.

• Par où commencer pour remettre les choses en ordre ? Qu’est-ce qui est prioritaire ?… Autant de questions qui font très mal si on n’est pas préparé.

Le décollage

Le directeur vous informe que vous allez être nommé responsable du PCA. Ce choix apparait d’autant plus pertinent que vous êtes déjà dans l’entreprise depuis plusieurs années, vous connaissez bien son fonctionnement et surtout, vous vous êtes démarqué en gérant plusieurs projets d’envergures et complexes. Vos capacités de gestionnaire de projet sont jugées essentielles à la conduite de cet important dossier.

Suivant les bonnes pratiques du PMBOK, la première étape du projet consiste à nommer un responsable du plan de continuité. Son premier souci avant de démarrer le projet est de se documenter sur :

• Comment met-on en place un plan de continuité ?
• Quelle doit être sa portée considérant sa nature transversale ?
• Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer pour réussir un tel projet ?
• Qui doit y participer ? Taille de l’équipe ?
• Comment doit-on planifier un tel projet ?
• …

Un modèle d’amélioration continue du PCA

Après quelques recherches, on se rend vite compte qu’une démarche de continuité implique autant le domaine des affaires que celui de l’informatique. C’est pourquoi vous prendrez bien soin d’inclure dans votre équipe des représentants affaires. Pour faciliter la conception d’un PCA, il est aussi fortement recommandé d’utiliser un modèle conceptuel qui vous assure de couvrir tous les angles et exigences qui découlent d’un tel projet.

Pour définir, mettre en œuvre, contrôler, maintenir et améliorer un PCA, la norme iso 22301 applique le cycle PDCA (Plan, Do, Chek et Act) ou roue de Deming. Se référer à la figure ci-dessous.

Figure 1 : Démarche d’élaboration et maintenance d’un PCA

Comme on le voit, la démarche comporte 4 grandes étapes qui contribuent à construire votre PCA. Comme dans tous projets, il faut débuter par une étape de planification qui incorpore les exigences et les attentes vis-à-vis de la continuité d’activité à la démarche et précise les autres éléments fondamentaux à considérer pour la réalisation du PCA. Bien que la réalisation, le contrôle et l’amélioration ne soient pas décrits ici, il faut vous donner un cadre de gestion qui inclut ces activités – ce qui n’est pas l’objet de cet article.

Comment documenter votre projet de PCA (Étape Planifier)

On constate qu’il y a plusieurs points communs entre les bonnes pratiques de gestion de projet et la mise en place d’un PCA. En effet, avant d’avoir un PCA opérationnel, il faut d’abord faire autoriser le projet par la direction et l’inscrire ensuite au portefeuille de projet de l’entreprise. Après quoi, il faut produire un plan de projet. Pour vous y aider, voici les principaux éléments que l’on retrouve généralement dans un document de cette nature :

1. Définir le contexte : Qu’est-ce qui motive l’entreprise à mettre en place un PCA? Est-ce que votre entreprise appartient à une branche d’activité qui oblige toutes les entreprises de cette même branche à mettre en place un PCA? (Exemple : Bale III, les organisations de tutelle qui oblige toutes les banques à mettre en place un PCA). Est-ce pour répondre à un besoin exprimé par la direction pour démontrer à ses clients et ses investisseurs que quoi qu’il arrive, l’entreprise saura faire face à une crise? Etc.
2. Les objectifs : Pourquoi mettre en place un PCA? Quelles sont les conséquences pour l’entreprise si elle ne remplit pas ma mission? Y a-t-il une perte de revenus, une atteinte à la réputation, un impact sur la santé et la sécurité des personnes, des dépenses supplémentaires, etc. En répondant à ces questions, vous définirez les objectifs du projet.
3. Définir le périmètre : Quels sont les produits et services, les sites, les fonctions, les processus et les activités, les parties prenantes qui seront couverts par le PCA? Lorsque l’on parle de produits ou services, implicitement cela couvre tous les flux des produits et des informations qui vont de l’achat des matières premières (fournisseurs) jusqu’à la livraison des produits finis aux consommateurs (clients). Également comme dans tous projets, il ne faut pas oublier de citer et documenter les exclusions. Pourquoi tels service ou produit sont exclus de la portée du PCA ?
4. Déterminer les bénéfices du PCA : Un PCA génère-t-il des bénéfices monétaires et non monétaires ?
   • Exemple de gains monétaires : réduction des coûts de mise en œuvre lors d’une remise en service à la suite d’une crise.
   • Exemple gains non monétaires : avoir du personnel qui sait quoi faire en cas de crise réelle.

5. Établir un échéancier : Quelle sera la durée de mise en place du PCA ? Quelles sont les livrables à réaliser ?
   • Exemple de livrables : une politique de continuité, une analyse d’impact (plus connu sous l’appellation BIA – bilan d’impact sur les activités), une stratégie de continuité, etc. Pour avoir une liste exhaustive des livrables à réaliser, vous référer à la norme iso 22301 et 22313.

6. Déterminer l’équipe projet : Qui composera l’équipe projet ? Est-ce que l’on aura des ressources dédiées au projet ?
   • Exemple : personnel de l‘informatique, des communications, des finances, responsables des procédures métiers, etc.

7. Déterminer la matrice RACI : Qui sera responsable de la production du ou des livrables dont il sera responsable ? Qui contribuera à la réalisation des livrables ? etc. La matrice RACI déterminera les fonctions, les rôles et les responsabilités de chacun dans l’élaboration des livrables et des activités à réaliser.
   • Exemple : les communications seront responsables d’élaborer un plan de communication de crise.

8. Établir un budget : Combien coûtera la mise en place du PCA ? Le responsable du plan de continuité (RPCA) s’appuiera sur les bonnes pratiques en gestion de projet pour estimer à coûts complets la mise en place d’un PCA. Cette étude inclura les coûts récurrents. C’est un facteur important de prise de décision pour le projet.
   • Exemple de coût récurrent : maintenance du logiciel PCA.

9. Définir les outils de gestion de projet : Quels sont les outils de gestion de projet à mettre en place? Existe-t-il déjà un cadre de référence en gestion de projet dans l’entreprise ? Pour gérer, surveiller et maîtriser le projet, le RPCA s’appuiera sur les bonnes pratiques en gestion de projet.
   • Exemple d’outil de gestion de projet : gabarit de revue de projet, des gabarits de suivi des livraisons et des biens livrables, etc.

10. Déterminer les contraintes : Quelles sont les contraintes qui empêcheraient le bon déroulement du projet ? Quelles seraient les stratégies à définir pour les surmonter?

En fonction de l’entreprise, il peut y avoir différentes contraintes à prendre en compte, mais deux se détachent :

• Le manque de leadership de la Direction nuit à la réussite du projet. Le succès d’un projet PCA dépend du niveau d’implication et d’engagement de la Direction. Si jamais, le RPCA n’obtient pas l’appui de sa Direction, la date de livraison du projet ne sera pas respectée.
  • Exemple pour obtenir l’appui et l’accord de la Direction : nommer un membre de la Direction comme « sponsor » du projet, inclure les membres de la Direction au comité de suivi du PCA, etc.
• La non-disponibilité des ressources ralentirait le bon déroulement du projet. Pour être sûr d’avoir des ressources pour réaliser le projet, le RPCA doit établir avec les responsables des ressources identifiées, un calendrier des disponibilités. Si jamais, une ressource s’absente pour une longue durée, le RPCA s’organisera avec le responsable de ressource pour qu’il fournisse un remplaçant (sinon, la réalisation d’un livrable ou d’une activité risque d’impacter la date de livraison de votre projet).

11. Communication et sensibilisation : Ce point est particulièrement important, car lorsque vous mettez en place un PCA, il est important de communiquer et sensibiliser l’ensemble du personnel dès le démarrage du projet, ainsi qu’à toutes ses étapes.
    • Vous devez rencontrer les directeurs, les chefs de service, etc. pour leur expliquer l’importance du projet et aussi pour les informer que pendant la phase du projet et post projet, certaines ressources réaliseront des livrables et d’autres auront un rôle à jouer dans le déroulement d’une crise.
    • Également, qu’il faut communiquer sur l’avancement du projet. Il est important de préciser que la communication et la sensibilisation ne s’arrêtent pas une fois que le projet passe en réalisation. Bien au contraire, il faut continuer de communiquer et de sensibiliser son personnel afin de toujours avoir un PCA opérationnel.

Conclusion

La continuité d’activité est un vaste sujet passionnant et en perpétuel mouvement, qui nécessite de coller finement et en détail aux besoins client et à l’évolution de son écosystème. Dans cet article seul l’aspect du plan projet de mise en place d’un plan de continuité d’activité a été abordé. Chaque projet individuellement devrait avoir une section continuité d’activité.

Bienvenue dans le monde de la continuité et bon succès pour la mise en place de votre projet!

Présentation de l’auteur :

Karine Maréchal Richard – Experte et formatrice en continuité des activités certifiée iso 22301

Courriel : info@crise-resilience.com

Biographie : Avec plus de 15 ans d’expérience, Karine Maréchal Richard a mené différents projets de grandes envergures dans le domaine de la continuité pour les secteurs privé (bancaire, assurance), public et para public. Accompagner et conseiller les personnes, les aider à développer leurs compétences en continuité d’activité sont des valeurs importantes pour Karine Maréchal Richard.

Compléments d’informations :

https://www.youtube.com/channel/UCCZ53UklCQiehjnNGVtr1oA

https://www.clubpca.eu/[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]