Les organisations visent des projets qui délivrent des avantages concurrentiels pour leur permettre de maintenir des parts de marchés et proposer toujours plus de produits innovants en proposant à leurs clients des produits à la pointe de la technologie. En particulier, les organisations basées sur des projets (Project-Based Organizations, PBO) sont des entreprises dans lesquelles les produits et les services sont produits par des projets. Les projets suivent un ensemble de tâches structurées et orientées vers un objectif, tandis que l’organisation fournit les ressources et le contrôle.
La gestion de projet dans une PBO se caractérise par un haut degré de complexité, des incertitudes, et l’imprévisibilité de ses tâches. Le problème central d’une PBO est de trouver un équilibre entre le besoin de flexibilité face aux demandes changeantes des clients et la création d’une performance continue à travers l’organisation.
Le modèle des affaires d’une PBO nécessite une interaction entre plusieurs parties prenantes (comme les fournisseurs, les régulateurs, les clients) qui évoluent tout au long du cycle de vie des projets. C’est pourquoi ce modèle nécessite une structure organisationnelle spécifique pour faire face aux incertitudes et aux risques intrinsèques des projets, qui impliquent diverses technologies et incluent de nombreuses parties prenantes dans la planification et la mise en œuvre des systèmes de gestion. Dans ce cas, les projets peuvent servir de champs d’exercices pour développer les capacités d’apprentissage de sorte que les connaissances générées dépassent les limites du projet spécifique ou de l’équipe de projet.
La structure organisationnelle d’une PBO doit être conçue pour faciliter la créativité et l’innovation. Par exemple, avec un leadership fort et flexible pour construire et soutenir une organisation innovante basée sur des projets; avec un bureau de projet (Project Management Office, PMO) qui a une vue intégrée des activités et qui fait évoluer les connaissances au niveau du portefeuille. Sans oublier que la collaboration entre les projets et les clients, la flexibilité du travail, la décentralisation et la gouvernance des projets sont d’autres exemples de facteurs qui peuvent influencer le fonctionnement d’une PBO.
L’exécution des projets dans les PBO génère des informations à grande vitesse, des documents formels aux notes personnelles ou aux conversations informelles. Ces informations sont structurées et organisées en fonction des besoins immédiats de la gestion du projet. Compte tenu du caractère innovant des PBO, la gestion de la connaissance interagit avec le projet à travers les flux de connaissances qui sont la base du processus d’apprentissage organisationnel. Les connaissances circulent du niveau opérationnel (projets) et au niveau stratégique (portefeuille) par la collaboration entre les personnes et par les moyens de communication entre les équipes de projet.
Travaillez-vous dans une PBO? Quels sont les autres éléments importants à mettre en avant concernant la gestion de projet dans une PBO?
À propos de l’auteur
Josivan Leite Alves est candidat à la maîtrise à l’Université de São Paulo (USP) au département d’Ingénierie Industriel de l’École Polytechnique au Brésil. Il est membre du Laboratoire de Gestion de Projet (LGP/USP), il a la certification IPMA niveau D, et il est étudiant au MBA de gestion de projet à l’USP. Il est titulaire d’un baccalauréat en génie civil de l’Université Fédérale du Cariri (UFCA) et ses recherches portent sur la gestion de projet, l’économie circulaire et le Building Information Modeling (BIM).
Contact : josivan.leite@usp.br