Marie-Hélène Couette |

Avez-vous déjà réfléchi à la quantité d’expérience et de connaissances qui se perdent lorsqu’un projet se termine ?

Bien que chaque projet soit une mine d’or pour le développement professionnel, on délaisse trop souvent la documentation des apprentissages pour se lancer le plus rapidement possible dans le prochain. Pourtant, les connaissances acquises dans un projet pourraient être tellement bénéfiques pour ceux qui vont suivre !

Explorons pourquoi la documentation devrait être intégrée automatiquement aux activités de gestion de projet et comment éviter les erreurs les plus courantes.

Pourquoi documenter les connaissances ?

Documenter les connaissances est une activité stratégique qui permet d’ancrer les apprentissages et d’optimiser les processus internes grâce au recueil des obstacles rencontrés et des solutions trouvées. La documentation inclut également la rédaction des procédures, qui permettent d’encadrer et d’optimiser la réalisation du travail.

En capturant les leçons tirées de chaque projet, les équipes peuvent non seulement éviter de reproduire les erreurs passées, mais aussi raffiner leurs pratiques, augmenter leur efficacité opérationnelle, et accélérer la montée en compétence des nouvelles recrues. Cependant, toute cette richesse prend de la valeur seulement lorsque la documentation est bien structurée, mise à jour et facile à consulter, faute de quoi elle peut devenir une source de confusion, ou même un frein au bon déroulement des projets futurs.

Trois erreurs de documentation à éviter

Erreur 1 : La surabondance d’informations 

Est-ce qu’on doit tout documenter ?

Probablement pas. Un des pièges est de vouloir tout consigner, en pensant qu’une documentation exhaustive est synonyme de qualité. Pourtant, un excès d’informations peut rapidement devenir contre-productif. 

Si vous produisez des documents trop longs ou détaillés, vos coéquipiers peuvent se sentir submergés et peiner à trouver les informations pertinentes. Le résultat : une documentation peu consultée et des erreurs qui auraient pu être évitées.

Solution : Simplifiez la documentation sans sacrifier la qualité. 

Déterminez les priorités et synthétisez l’information de manière à ce qu’elle soit facilement digestible. Une bonne pratique consiste à adopter une structure modulaire dans laquelle chaque section répond à une question précise, permettant aux lecteurs de naviguer rapidement vers ce dont ils ont besoin.

Erreur 2 : La documentation désuète

Avoir accès à une information obsolète peut être aussi néfaste qu’une documentation inexistante.

Les informations qui ne sont pas mises à jour régulièrement perdent rapidement de leur pertinence, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses lors de la gestion et de l’exécution des projets. De plus, elles peuvent décourager vos coéquipiers de se référer à la documentation, la rendant inefficace.

Solution : Établissez un processus clair pour garantir des mises à jour régulières. 

Cela peut inclure un calendrier de révisions, des points de contrôle intégrés au cycle de vie du projet, et la désignation de responsables spécifiques (champions) pour superviser la mise à jour des documents. Encouragez les retours d’expérience et les contributions des équipes pour maintenir une documentation vivante et pertinente !

Erreur 3 : La redondance des informations

Imaginez rechercher une information et trouver deux ou même trois documents avec des réponses différentes sur le sujet… quel casse-tête.

Des pièces de documentation similaires ou identiques consignées à plusieurs endroits rendent la consultation et la maintenance fastidieuses pour votre équipe. Pire encore, cela dilue la qualité de votre base de connaissances, complexifiant la navigation et l’identification des informations fiables.

Solution : Centralisez la documentation en un seul lieu de référence, tel qu’un wiki ou une base de données interne, où les informations sont faciles à localiser et à mettre à jour. 

Utilisez des métadonnées pour organiser le contenu de manière intuitive, et désignez des responsables de la documentation (champions) pour garantir l’unicité et l’accessibilité des informations. Une approche méthodique permet d’éviter la redondance tout en assurant que chaque document reste utile et pertinent.

Une responsabilité partagée pour un succès collectif

La documentation en gestion de projet n’est pas un simple exercice administratif : c’est un levier stratégique pour le succès et la durabilité des projets. 

Toutefois, elle prend toute sa valeur une fois intégrée dans le plan de gestion de projet, avec des responsables (champions) clairement identifiés pour chaque étape. Sans cela, elle risque de devenir une tâche secondaire ou, pire encore, délaissée.

En adoptant une approche rigoureuse et en évitant les erreurs courantes, la documentation peut devenir un véritable atout pour l’organisation. 

Invitez vos coéquipiers à documenter efficacement les connaissances et, ensemble, transformez vos projets en source d’apprentissage !