Guillaume Lapierre |

Dans tout projet, l’une des premières et des plus importantes étapes est de bien comprendre les attentes des parties prenantes. Dans une approche de gestion par la valeur, ce sont précisément ces attentes qui orientent la définition de la valeur dans un contexte de projet. Ce deuxième article explore comment identifier et comprendre les besoins des parties prenantes pour garantir que la valeur créée soit pertinente, durable et en phase avec les objectifs stratégiques de l’organisation.

Qui sont les parties prenantes ?

Les parties prenantes, ou stakeholders, incluent toutes les personnes, groupes ou organisations influencés par un projet ou pouvant influencer son résultat. Cela comprend non seulement les clients directs ou les utilisateurs finaux, mais aussi les employés, les actionnaires, les régulateurs, les fournisseurs, et parfois même la société dans son ensemble. La diversité des parties prenantes rend la gestion de leurs attentes complexe, car chacun peut avoir des priorités différentes, voire contradictoires.

L’importance de comprendre les besoins des parties prenantes

Dans de nombreux projets, la cause de l’échec n’est pas un manque de ressources ou de compétences techniques, mais souvent une mauvaise interprétation des besoins des parties prenantes. Lorsque ces attentes ne sont pas correctement comprises ou prises en compte, les décisions risquent d’être mal alignées avec les objectifs réels, entraînant désaccords et insatisfactions.

Par exemple, un client peut considérer que la valeur d’un produit réside dans sa facilité d’utilisation, alors qu’un gestionnaire financier pourrait juger prioritaire la réduction des coûts. Si le chef de projet ne comprend pas cette différence, il pourrait prendre des décisions qui maximisent l’un de ces objectifs au détriment de l’autre, menant à une perte de valeur globale.

Identifier les besoins des parties prenantes

Le processus d’identification des besoins des parties prenantes commence dès les premières phases d’un projet. Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes dès le début pour bien cerner leurs attentes et définir des objectifs clairs. Voici quelques outils et techniques utiles pour réaliser cette tâche de manière efficace :

1. Cartographie des parties prenantes : Cet outil permet d’identifier toutes les parties prenantes impliquées dans un projet et de classer leur influence ainsi que leur niveau d’intérêt. Une bonne cartographie aide à comprendre qui sont les acteurs clés à consulter régulièrement et quels sont ceux dont les attentes sont plus secondaires.
2. Entretiens et ateliers : Organiser des sessions d’échanges avec les parties prenantes est essentiel pour capter leurs besoins. Ces entretiens doivent être structurés pour recueillir des informations précises, mais ils doivent également laisser place à des discussions ouvertes afin que les participants puissent exprimer des préoccupations ou des idées auxquelles le chef de projet n’aurait peut-être pas pensé.
3. Analyse des documents : Parfois, les besoins des parties prenantes peuvent être déduits d’une analyse des documents stratégiques, des rapports financiers ou des études de marché. Cela permet de s’assurer que les attentes des parties prenantes sont en phase avec les orientations stratégiques globales de l’organisation.

Transformer les besoins en objectifs clairs

Une fois les attentes des parties prenantes identifiées, il est crucial de les transformer en objectifs clairs et mesurables pour éviter les malentendus et garantir que les décisions prises tout au long du projet contribuent à la création de valeur pour chaque partie prenante.

1. Traduire les attentes en exigences : Les attentes doivent être converties en exigences spécifiques, servant de points de référence lors de la mise en œuvre du projet. Ces exigences doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, et temporelles).
2. Gérer les compromis : Dans de nombreux projets, il est impossible de satisfaire pleinement toutes les parties prenantes en raison de ressources limitées ou de priorités contradictoires. Le rôle du gestionnaire de projet est donc d’arbitrer entre ces exigences et de trouver des compromis acceptables pour maximiser la valeur globale.
3. Priorisation des attentes : Il est rare qu’un projet puisse répondre simultanément à toutes les attentes. Il est donc nécessaire de prioriser ces attentes en fonction de leur importance stratégique, de l’influence des parties prenantes et de leur impact sur la création de valeur.

Communiquer de manière proactive et continue

La gestion des attentes des parties prenantes ne se termine pas après leur identification. Tout au long du projet, il est impératif de maintenir une communication ouverte et régulière avec elles pour s’assurer que leurs attentes sont toujours prises en compte et ajustées en fonction des évolutions du projet. Cela permet d’éviter les mauvaises surprises et de garantir que les compromis sont bien compris et acceptés par tous.

L’approche de la gestion par la valeur considère la gestion des parties prenantes comme un processus continu, et non comme un événement ponctuel. Les besoins peuvent évoluer au fur et à mesure que le projet avance, et il est donc essentiel de rester à l’écoute pour ajuster les priorités et maximiser la création de valeur.

Conclusion : renforcer la coopération pour créer de la valeur

En intégrant les besoins des parties prenantes dès le départ, et en les transformant en objectifs clairs et partagés, les projets peuvent atteindre un niveau de performance supérieur, avec un impact réel sur la satisfaction des parties prenantes. Cette approche favorise également une meilleure coopération entre les membres de l’équipe projet et les parties prenantes, chacun travaillant pour contribuer à un objectif commun plus grand que la simple réalisation de tâches.

Dans le prochain article, nous explorerons le processus d’analyse de la valeur, une méthode qui aide à évaluer les objectifs d’un projet et à identifier les solutions les plus appropriées pour répondre aux attentes des parties prenantes.